Kim jest sygnalista
Sygnalista (ang. whistleblower) to osoba (w szczególności pracownik), która zgłasza nieprawidłowości dostrzeżone w organizacji. Informacje przekazane przez sygnalistę powinny być faktami, a nie subiektywnymi odczuciami.
Instytucję sygnalisty, jako obowiązkową, wprowadza Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana powszechnie dyrektywą o ochronie praw sygnalistów.
Jak działa sygnalista
Sygnalista działa poprzez zgłoszenia naruszeń dokonywane przez trzy rodzaje kanałów raportowania:
- wewnętrzny (u pracodawcy)
- zewnętrzny (w organach do tego upoważnionych)
- publiczny (np. w mediach)
W pierwszej kolejności sygnalista powinien wykorzystać wewnętrzny lub zewnętrzny kanał raportowania, choć przepisy przewidują wyjątki od tej zasady. W razie braku reakcji może skorzystać z ujawnienia publicznego, np. w mediach.
Jakie informacje podlegają zgłoszeniu przez sygnalistę
Sygnalista zgłasza naruszenia w obszarach m. in. zamówień publicznych, usług finansowych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia, ochrony konsumentów czy cyberbezpieczeństwa. Ponadto zgłoszenia obejmują nieprawidłowości w zakresie ochrony danych osobowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zgłaszający te nieprawidłowości zyskają większe prawa i ochronę niż ma to miejsce obecnie.
System zgłaszania nieprawidłowości można rozszerzyć o nieprawidłowości związane z prawem pracy (takimi jak mobbing czy nieprzestrzeganie przepisów BHP), korupcję czy nieuczciwe praktyki handlowe.
Biorąc pod uwagę specyfikę instytucji, podstawowymi obszarami prawa, których dotyczy instytucja, są:
- ochrona konsumentów
- przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy
- usługi finansowe
- zamówienia publiczne
- ochrona środowiska, w tym zwierząt
- zdrowie
- ochrona zdrowia
- cyberbezpieczeństwo
- ochrona danych osobowych
Jakie obowiązki ma przedsiębiorca
Pracodawca z sektora prywatnego zatrudniający co najmniej 250 pracowników ma obowiązek:
- umożliwić zgłaszanie nadużyć przez sygnalistów zapewniające ochronę poufności
- wdrożyć konkretne mechanizmy chroniące sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia
Firmy prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedury ochrony sygnalistów do 17 grudnia 2023 r.
Rejestr i obsługa zgłoszeń sygnalistów
Pracodawca powinien:
- przygotować zrozumiałą i łatwo dostępną procedurę dotyczącą przyjmowania i obsługi zgłoszeń sygnalistów
- uruchomić i prowadzić (monitorować) rejestr zgłoszeń, gwarantujący poufność danych sygnalistów (bezpieczny kanał raportowania)
- zapewnić ochronę danych osobowych sygnalistów (mogą być one ujawniane tylko upoważnionym osobom do rozpatrywania takich zgłoszeń)
- podjąć działania następcze wynikające ze zgłoszeń, tzn. mające doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia (np. wewnętrzne dochodzenie, postępowanie wyjaśniające, działania naprawcze).
Zgłoszenia po stronie pracodawcy obsługuje:
- osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie, mająca odpowiednie kompetencje, zasoby i czas do obsługi zgłoszeń sygnalistów
- zewnętrzny, profesjonalny podmiot dysponujący zespołem ekspertów z różnych dziedzin prawa, gwarantujący poufność i ochronę danych objętych zleceniem, taki jak Kancelaria.
Elementy procedury zgłoszeń
- zapewnienie kanałom przyjmowania zgłoszeń poufności, czyli pełnej ochrony tożsamości sygnalisty przed osobami nieupoważnionymi
- ustalenie rozsądnego terminu na przekazanie informacji zwrotnych (nie dłuższego jednak niż trzy miesiące od potwierdzenia/otrzymania zgłoszenia)
- wyznaczenie bezstronnego zespołu właściwego do komunikacji z sygnalistą i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami
- zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów
Ochrona sygnalistów
Sygnaliści podlegają specjalnej ochronie, w szczególności:
- całkowitej ochronie przed zwolnieniem z pracy, zawieszeniem, wstrzymaniem awansu, degradacją, przeniesieniem na inne stanowisko pracy itp., co ma zabezpieczyć przed działaniami odwetowymi podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie
- wyłączeniu możliwości postawienia zarzutów z powodu dokonania zgłoszenia
- Ochrona sygnalistów obejmuje także byłych pracowników, uczestników rekrutacji, wolontariuszy, stażystów, akcjonariuszy, wspólników, osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców (bez względu na to, czy otrzymują oni wynagrodzenie).
Obsługa zgłoszeń przez Kancelarię
W ramach wdrożenia regulacji o sygnalistach
- przygotujemy procedurę zgłaszania i obsługi zgłoszeń
- opracujemy regulacje wewnętrzne w organizacji niezbędne do wdrożenia procedury zgłoszeń
- przeprowadzimy szkolenia wewnętrzne w zakresie procedury zgłoszeń
- udostępnimy aplikację umożliwiającą elektroniczną obsługę zgłoszeń sygnalistów i zapewnimy jej pełne serwisowanie
- pomożemy wykonać obowiązki z zakresu ochrony danych osobowych sygnalistów i osób przez nich zgłaszanych
Po uruchomieniu procedury zgłoszeń
- przeprowadzimy czynności wyjaśniające w zakresie wskazanym w zgłoszeniu
- ocenimy ryzyko po stronie organizacji w związku z otrzymanym zgłoszeniem
- zaproponujemy rozwiązania przeciwdziałające naruszeniu
- zapewnimy pomoc prawną sygnaliście, jeśli zachodzi taka potrzeba
Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu z naszym specjalistą:
Szymon Goździk – Specjalista ds. ochrony danych osobowych i compliance
tel. 71 750 70 04
s.gozdzik@kancelarialebek.pl