W dniu 13 lipca br. weszła w życie ustawa z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2018 poz. 723). Ustawa obliguje je do rozpoznawania ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcjami okazjonalnymi.
KOGO OBOWIĄZUJĄ NOWE PRZEPISY
Nowe regulacje poszerzają katalog podmiotów podlegających szczególnym regulacjom AML (ang. Anti-Money Laundering) i zwane są zbiorczo instytucjami obowiązanymi. Należą do nich głównie instytucje finansowe i działające na rynku usług finansowych oraz ubezpieczeń, ale również m. in.:
- pośrednicy w obrocie nieruchomości,
- biura rachunkowe;
- przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
- w ograniczonym zakresie: notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi;
- przedsiębiorcy świadczący usługi polegające na:
- tworzeniu spółek i innych podmiotów,
- pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w spółce lub innym podmiocie,
- zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług (tzw. siedziba wirtualna).
Ważne! Niezależnie od ww. rodzajów działalności gospodarczej wszystkie:
- spółki jawne,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych
będą zobowiązane do zgłaszania informacji o ich beneficjentach rzeczywistych w terminie 7 dni od wpisu w KRS (również aktualizacji danych w KRS) do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonego przez ministra finansów publicznych. Dostęp do Rejestru będzie jawny i bezpłatny, natomiast dane beneficjentów będą przetwarzane w Rejestrze bez wiedzy osób, których dotyczą.
Przepisy o Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych będą obowiązywać od 13 października 2019 r. Podmioty już wpisane do KRS będą miały 6 miesięcy na przekazanie informacji o swoich beneficjentach rzeczywistych, tj. do dnia 13 kwietnia 2020 r.
OBOWIĄZKI INSTYTUCJI OBOWIĄZANYCH
Zgodnie z nowymi przepisami na firmach świadczących opisane powyżej rodzaj działalności gospodarczej ciąży szereg nowych obowiązków:
- wprowadzenie wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej,
- wyznaczenie członka zarządu odpowiedzialnego za wdrożenie procedury i kadry kierowniczej odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków ustawowych,
- przeprowadzanie i aktualizowanie oceny ryzyka,
- stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, w tym weryfikowanie kontrahentów i analizowanie ryzyka,
- przechowywanie dokumentacji potwierdzającej zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
- posiadanie procedury wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości,
- informowanie klienta, przed nawiązaniem stosunków gospodarczych, o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach instytucji obowiązanej wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych,
- szkolenia dla pracowników z zakresu przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA FINANSOWEGO
W przypadku świadczenia usług opisanych powyżej przedsiębiorca obligatoryjnie musi stosować tzw. środki bezpieczeństwa finansowego polegające na:
- identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości,
- identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowaniu uzasadnionych czynności w celu:
- weryfikacji jego tożsamości,
- ustalenia struktury własności i kontroli (w przypadku klienta będącego spółką),
- identyfikacji osoby działającej na podstawie umocowania klienta poprzez weryfikację jej tożsamości i umocowania do działania w imieniu klienta,
- ocenie stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru.
Beneficjentem rzeczywistym jest:
- osoba sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia (także faktyczne), które umożliwiają wywieranie wpływu na działania klienta,
- osoba, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.
Powyższe w szczególności dotyczy wspólników, akcjonariuszy, członków zarządu.
Identyfikacja klienta, beneficjenta rzeczywistego lub osoby działającej w imieniu klienta polega na ustaleniu:
- w przypadku osoby fizycznej:
- imienia i nazwiska,
- obywatelstwa,
- PESEL lub daty urodzenia (jeśli nie nadano numeru PESEL), oraz państwa urodzenia
- serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
- adresu zamieszkania (w przypadku posiadania tej informacji),
- nazwy (firmy), NIP oraz adresu wykonywania działalności gospodarczej (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą);
- w przypadku spółki:
- nazwy (firmy),
- formy organizacyjnej,
- adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
- NIP, a w przypadku braku takiego numeru państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,
- danych identyfikacyjnych osoby reprezentującej spółkę (imię, nazwisko, PESEL).
Weryfikacja tożsamości polega na potwierdzeniu danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.
PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Ustawa nakłada na firmy obowiązek opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa (Whistleblowing). Określa ona zasady anonimowego informowania kierownictwa o związanych z naruszeniem prawa nieprawidłowościach występujących w organizacji. Celem procedury jest umożliwienie każdemu pracownikowi czy klientowi (tzw. sygnaliście, ang. whistleblower) przekazania (zarządowi lub powołanemu do tego compliance oficerowi) informacji o zauważonych naruszeniach za pośrednictwem niezależnego i autonomicznego dedykowanego kanału informacji, z zachowaniem anonimowości zgłaszającego.
Zgodnie z przepisami procedura powinna przewidywać:
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń (compliance oficera),
- określenie sposobu odbierania zgłoszeń,
- określenie środków ochrony zgłaszającego przed dyskryminacją oraz ochrony danych osobowych,
- ustalenie zasad zachowania poufności,
- tryb postępowania wyjaśniającego,
- wskazanie terminu usunięcia danych.
Podmiot obowiązany zobligowany jest do przeszkolenia pracowników w zakresie procedury Whistleblowing.
INFORMOWANIE O PODEJRZANYCH TRANSAKCJACH
Przedsiębiorca podlegający ustawie ma obowiązek niezwłocznego zawiadamia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
SANKCJE
Ustawodawca przewidział szereg kar za naruszenie jej przepisów. Katalog naruszeń jest szeroki i obejmuje m. in.
- brak oceny ryzyka prania brudnych pieniędzy i jej aktualizacji,
- niestosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
- niewprowadzenie wewnętrznej procedury podmiotu oraz procedury Whistleblowing,
- brak szkoleń pracowniczych,
- nieprzekazanie Generalnemu Inspektorowi informacji o podejrzanej transakcji,
- nieprowadzenie rejestrów transakcji,
- nieprzechowywanie dokumentów określonych ustawą,
- niewykonywanie zaleceń pokontrolnych
Kary wymienione w ustawie to:
- publikacja informacji o naruszeniu ustawy w BIP,
- nakaz zaprzestania podejmowania określonych czynności,
- cofnięcie koncesji, zezwolenia, wykreślenie z rejestru działalności regulowanej,
- kary pieniężne (do kwoty 1 mln euro),
- odpowiedzialność karna, z pozbawieniem wolności włącznie.
OBOWIĄZKI KANCELARII
Prosimy mieć na uwadze, że Kancelaria – jako podmiot obowiązany – posiada obowiązek stosowania w relacjach z Klientami środków bezpieczeństwa finansowego w przypadku świadczenia pomocy prawnej w zakresie:
- kupna lub sprzedaży nieruchomości, przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa,
- zarządzania środkami pieniężnymi, instrumentami finansowymi lub innymi aktywami klienta,
- zawierania umowy o prowadzenie rachunku bankowego, rachunku papierów wartościowych lub wykonywania czynności związanych z prowadzeniem tych rachunków,
- wnoszenia wkładu do spółki kapitałowej lub podwyższenia kapitału zakładowego spółki kapitałowej,
- tworzenia, prowadzenia działalności lub zarządzania spółkami kapitałowymi lub trustami.
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.